Privacy policy

Rol van beMatrix

beMatrix is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgebonden gegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn in beMatrix.

beMatrix heeft als verwerkingsverantwoordelijke de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen ter bescherming van deze persoonsgebonden gegevens.

Activiteiten beMatrix

Onze missie is het leven van de standenbouwer eenvoudiger maken.

Hoe doen we dit:

• Door te innoveren en te trendsetten.
• Door continu te werken aan ons serviceniveau.
• Door onze kwaliteitseisen steeds te verhogen.
• Door ons internationale netwerk uit te breiden.

We beschikken over een partnerprogramma (bePartners) dat ons toelaat onze missie waar te maken.

De samenwerking met onze bePartners is contractueel verankerd waarbij rekening werd gehouden met de nodige bepalingen aangaande de verwerkingsovereenkomst.

Website - Social media - Marketing

beMatrix beschikt over een website om u te informeren over onze diensten, events.

Gebruik van Cookies

beMatrix gebruikt op haar website(s) cookies en vergelijkbare technologieën (gezamenlijk “Cookies” genoemd). Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw computer of toestel worden opgeslagen wanneer u onze website(s) bezoekt. Onze website(s) maken gebruik van verschillende soorten Cookies: zo zijn er Cookies die nodig zijn om onze website(s) correct te laten werken, Cookies om uw surfcomfort te verhogen zodat u bv. niet herhaaldelijk dezelfde informatie ontvangt of moet invoeren, Cookies die bepaalde informatie over u registreren voor statistische doeleinden of om u, op basis van de getoonde interesse op onze website(s), relevante aanbiedingen te doen, eventueel ook buiten onze website(s), en Cookies van derden om de inhoud en de werking van onze website(s) te verbeteren (o.a. Google Analytics) of om de beMatrix-banners op andere websites op te volgen en te optimaliseren.

U kunt uw browser zo instellen dat deze geen Cookies accepteert. Uitleg over het aanpassen van de Cookie-instellingen vindt u onder Help of Tools in de meeste browsers. Let op: de meeste websites werken niet optimaal als u Cookies uitschakelt.

Wanneer u op onze website surft, volgen wij uw surfgedrag voor analytische doeleinden, voor het optimaliseren van uw surfgemak en voor marketing doeleinden.

Social media

beMatrix beschikt over een bedrijfspagina op LinkedIn, Facebook, Twitter, Pinterest en Instagram. Deze worden enkel gebruikt voor business2business-communicatie. Als betrokkene bent u vrij om beMatrix wel of niet te volgen via deze social media-platformen.

Nieuwsbrieven

U kan zich vrij aanmelden voor onze nieuwsbrief, dit is gebaseerd op een ongedwongen toestemming. Indien u dit doet, dan worden uw contactgegevens (zie verder) opgenomen in onze CRM-database en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten met het oog op het (potentiële) uitvoeren van de overeenkomst of het gerechtvaardigd belang van onze onderneming om hoogwaardige (potentiële) klantenservice en productondersteuning aan te bieden. Bij elke nieuwsbrief heeft u de mogelijkheid om uit te schrijven, in dat geval ontvang je geen verdere nieuwsbrieven. Uw contactgegevens blijven wel nog bewaard binnen onze CRM-toepassing zodat we nog steeds de andere diensten kunnen blijven verzorgen.

Welke gegevens worden verzameld? 

Wij ontvangen en verwerken gegevens van bedrijven/leveranciers/partners/onderaannemers enz. en hun medewerkers in het kader van een samenwerking of toekomstige samenwerking (prospectie).

Via onze website: https://www.beMatrix.com/nl/contacteer-ons/ kunnen medewerkers van bedrijven eveneens contact opnemen met beMatrix.

Deze gegevens vallen in de categorie “Algemene Identificatiegegevens” en kunnen omvatten:

- Bedrijf
- Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad, land)
- Naam
- Voornaam
- Functie
- E-mailadres
- Vast telefoonnummer of mobiel nummer
- Nummerplaat
- Nationaliteit
- Geslacht

Waarom verzamelen we uw gegevens? 

Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering en het uitoefenen van onze diensten.

De juridische grond voor het verwerken van deze gegevens is de (potentiële) uitvoering van een overeenkomst. Het verstrekken van bovenstaande gegevens is een noodzakelijke voorwaarde om contact op te nemen met beMatrix en eventueel een overeenkomst af te sluiten. Wanneer u deze gegevens niet verstrekt, is het voor beMatrix onmogelijk om met u contact op te nemen en aldus een contract aan te gaan.

Wanneer deze gegevens gebruikt worden louter om te communiceren met de medewerkers van beMatrix of een met beMatrix gelieerde onderneming, is de juridische grond voor deze verwerking het rechtmatig belang van beMatrix om hoogwaardige klantenservice en productondersteuning aan te bieden.

Wanneer de gegevens eveneens gebruikt worden voor marketingdoeleinden is de juridische grond ofwel het rechtmatig belang van beMatrix om publiciteit te voeren aan reeds bestaande klanten voor gelijkaardige producten, ofwel de door u gegeven vrije toestemming voor het ontvangen van marketinginformatie.

Wanneer de verstrekte informatie bijzondere categorieën van persoonsgegevens zou bevatten (zoals nationaliteit, gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens, rijksregisternummer, gegevens over het seksuele leven, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond,…) dan is de juridische grond voor de verwerking ervan uw vrije gegeven toestemming voor het verwerken van deze gegevens.

De algemene identificatiegegevens dienen onder andere voor:

• Professionele contacten via telefoon, gsm, e-mail enz.
• Dienstverlening aan uw bedrijf en medewerkers
• Nieuwsbrieven en informatie omtrent onze seminaries en trainingen. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid
• Verzorgen van opleidingen
• Marketingactiviteiten
• Recrutering en selectie
• Veiligheid

Hoe verzamelen wij uw gegevents?

Dit kan op verschillende wijzen gebeuren waaronder:

• Persoonlijk/telefonisch/schriftelijk contact
• Contactformulieren op onze website
• Contacten op beurzen, seminaries en events
• Samenwerking met een commerciële partner

Hoe lang worden uw gegevens bijgehouden? 

Tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is voor de naleving van een (i) verjarings –of vervaltermijn voorzien in de wet of (ii) andere wettelijke verplichting, worden uw gegevens niet langer bewaard dan nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, zoals omschreven in deze privacyverklaring.

Overdracht aan derde partijen

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van beMatrix.

Indien we gebruik maken van een externe verwerker, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. De externe verwerker zal steeds contractueel verbonden zijn met beMatrix. Zo zullen de verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens mogen gebruiken.

Het is mogelijk dat beMatrix uw persoonsgegevens openbaar moet maken:

• Aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer beMatrix hiertoe verplicht is op grond van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure en (ii) ter vrijwaring en verdediging van de rechten van beMatrix;
• Wanneer beMatrix of nagenoeg al haar activa wordt overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens één van de overgedragen activa zullen zijn.

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) aan een bestemmeling die zijn woonplaats of zetel heeft in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit valt, uitgevaardigd door de Europese Commissie, zal worden beheerst door bepalingen van een doorgifteovereenkomst, die (i) standaard contractuele clausules zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Decision 2010/87/EC)’ zal bevatten, of (ii) gebaseerd is op enig ander mechanisme op grond van de privacywetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

In het geval van beMatrix is het mogelijk dat er een doorgifte gebeurt naar derde landen. Indien gewenst, kunt u steeds meer informatie krijgen omtrent het land waarnaar de doorgifte van uw persoonsgegevens plaatsvindt en de passende maatregelen die genomen zijn. U kunt ons hiervoor contacteren via de contactgegevens vermeld in deze privacyverklaring.

Minimale gegevensverwerking

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken.

Automatische verwerking en profilering

beMatrix doet geen profilering, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgebonden gegevens.

Hoe beveiligen we uw gegevens? 

Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatie veiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.

Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze beoefenen? 

Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten o.a.

• Recht op inzage gegevens
• Recht op wijziging van gegevens
• Recht op gegevenswissing: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, dit verzoek kan geweigerd worden
• Recht op dataoverdracht
• Recht van bezwaar
• Recht op beperking van de verwerking

(cf. GDPR - Hoofdstuk III – Rechten van de betrokkene)

Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. Hiervoor dient u ons een duidelijk verzoek te sturen naar privacy@beMatrix.com, begeleid van een kopie van uw identiteitskaart, dit om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen. Tevens dient u te vermelden op welk recht u beroep wenst te doen, met toelichting, en hoe wij u kunnen contacteren.

Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. Bovendien kunt u deze rechten slechts éénmaal om de zes maanden uitoefenen.

In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

Contact gegevens

Alle gegevens worden opgenomen in de bestanden van beMatrix. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de naleving van ons gegevensbeschermingsbeleid in al onze vestigingen.

Verwerkingsverantwoordelijke: beMatrix BVBA Roeselare

Wijnendalestraat 174
B-8800 Roeselare
Tel +32 51 20 07 50
privacy@beMatrix.com
KBO 0872.770.168
 

Alle voorschriften zoals opgelegd door de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) worden door beMatrix gevolgd. Als u het niet eens bent met de manier waarop beMatrix uw gegevens verwerkt, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Blijf op de hoogte van aanpassingen

beMatrix kan dit Privacy beleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties, nieuwe verwerkingsactiviteiten en reacties van betrokkenen. Wij nodigen u dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website. Uiteraard informeren wij u voorafgaandelijk via onze website of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist uw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.